一般会计的任务是通过识别和保存其财产和资本设备的准确记录来确保大学资产的财政完整性. 学校采用实时的Banner固定资产系统, 在线系统，以保持最新的固定资产记录. 每个部门确定一名固定资产协调员(FAC)，负责维护资产记录并进行年度盘点. See more below.
Fixed Assets include:
- Equipment
- Buildings
- Land
- Construction in progress
- Software
- 其他无形资产及改善(楼宇除外)
总会计还负责确保符合特定的保留要求 Equipment Trust Fund (ETF). 所有资本化和控制的资产记录都保存在班纳, 大学的行政系统. 总会计负责录入、更新和维护这些记录. 各部门必须遵守所有的政策和程序.
固定资产属于学校所有，不属于特定的部门或个人. 部门对资产的保管由指定的“负责”预算代码确定. Budget Unit Directors (bud)负责用各自预算单位的资金购买的物品或接受从另一个预算单位转移的物品. BUD对上述资产的责任包括但不限于以下内容:
- Physical Inventory
- Care
- Control
- Custody
- Maintenance
所有资本化资产拍照并附在Banner的固定资产记录中，以保持所有设备的形象, 从而提供了一个准确的图片的设备，这是非常有用的搜索设备在库存期间.
所有带标签的设备都记录在Banner上，有指定的位置和负责的预算代码. 负责预算代码的部门是保管资产的部门 Budget Unit Director (BUD)承担资产的责任. 当设备被移动到不同的建筑和/或房间时, 或者被调到别的部门, LeoOnline的电子工作流程必须用于以下目的:
- Intra部门调动/调职=只更改工作地点
- Inter部门调动=地点和责任预算单位的变动
该大学每年通过由弗吉尼亚州高等教育委员会(SCHEV)和弗吉尼亚大学建筑管理局(VCBA)管理的设备信托基金(ETF)计划分配一笔资金用于购买设备。. 所有ETF的购买都是预先批准和监控的. 最初的购买是用营运资金支付的, 通过向SCHEV提交申请单来要求报销. 设备必须按照ETF保留计划中包含的SCHEV保留指南进行维护.
- 从Monarch Tech Store购买Apple产品的ETF - 君主科技商店出售苹果设备，并接受大学社区的特殊订单. 各部门必须确保所有使用ETF资金进行的采购都遵循ETF采购指南.
每个部门将有一个固定资产协调员(FAC)负责准备固定资产表格, initiating workflows, 维护部门固定资产记录. fac是实物盘存的主要联络点, tagging appointments, 其他与固定资产有关的通讯. 如果未指定FAC，则FAC的角色将默认为 Budget Unit Director (BUD).
Training - Each FAC is required to attend training. Contact FixedAssets@extracteurdejuscarbel.com for more info.
- 2014-2018年固定资产盘点计划 (Rev. 3/2015)
- Fixed Asset Photo Viewing Guide (Rev. 2/2018)
- 设备信托基金(ETF)保留时间表 (Rev. 2/2017)
- 设备上交/工作单申请单
- 设备使用授权书
- Missing Assets Explanation Form
- 设备位置变更用户指南 & Ownership
